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Sistemi archiviazione documentale PDFA
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Soluzioni archiviazione documentale PDFA

Per un ufficio senza carta offriamo sistemi di archiviazione documentale PDFA volte a migliorare la produttività aziendale, il flusso operativo, il controllo dei costi, la mobilità e la sicurezza, i nostri innovativi prodotti software possono migliorare ogni aspetto del vostro ambiente documentale, per tutto il ciclo di vita dei documenti

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Dalla scansione alla gestione elettronica ed economicamente efficiente dei documenti, alla distribuzione e alla stampa controllatata, all'efficiente monitoraggio dei dispositivi, Ricoh può aiutare a rendere ancora più produttiva la gestione del parco macchine, della carta e dei documenti.

Software

Cattura e distribuzione dei documenti: Scansionate, estraete i dati chiave e distribuite i documenti direttamente dove sono richiesti, in modo sicuro e nel giusto formato.

Gestione dell'output e sicurezza: Assumete il controllo dell'ambiente di stampa, migliorate la mobilità, riducete il TCO e rafforzate la sicurezza dei documenti.

Gestione dei dispositivi: Risparmiate tempo e riducete i costi tramite il controllo avanzato e integrato di multifunzione e stampanti.

Archiviazione e gestione documentale: Catturate, combinate, convertite e gestite con facilità i documenti.

Soluzioni TotalFlow: Miglioramento dell'efficienza end-to-end nel processo di produzione, inclusi la creazione di documenti, i flussi di lavoro di produzione e la distribuzione.

Il formato PDF/A

Il formato (PDF/A) è conforme a uno standard pubblicato nel 2005 per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici ed è basato sulla versione 1.4 del formato PDF di Adobe Systems Inc., implementato in Adobe Acrobat versione 5 e successive. PDF/A è in effetti un sottoinsieme di PDF, ripulito delle funzioni non pensate per l'archiviazione di lungo periodo. Per maggiori informazioni consulta PDF/A su Wikipedia.

Un file in formato PDF/A contiene tutte e sole le informazioni necessarie per visualizzare il documento come quando è stato creato. Tutto il contenuto visibile del documento deve essere incluso; testo immagini, immagini vettoriali, font etc. Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi od informazioni (come i font) non contenuti nel file stesso. La crittografia è stata eliminata.

Diversi enti, tra cui le Camere di Commercio, accettano ormai soltanto documenti in formato PDF/A. Infatti, dal 15 Gennaio 2009 con Decreto del Presidente Consiglio dei Ministri del 10.12.2008 entra in vigore l’obbligo di deposito dei documenti informatici con il formato PDF/A. Di seguito viene riportato un elenco degli atti che devono essere depositati obbligatoriamente in PDF/A presso il Registro Imprese (fonte: documenti della Camera di Commercio):

  • atti modificativi di patti sociali, di atti costitutivi, di statuti di società e di cessione di aziende
  • cessione di quote di Srl
  • progetti di fusione
  • situazioni patrimoniali di consorzi
  • bilanci finali relativi alla liquidazione di società di capitali o di cooperative (compreso eventuali verbali di approvazione espressa)
  • atti relativi alla nomina di liquidatori di società di capitali o cooperative
  • deposito statuto aggiornato (se non è stato già depositato come allegato dell'atto notarile di modifica)

 

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