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Pay Per Page Green,una nuova prospettiva nella gestione documentale
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Il Pay Per Page è un modello di business che consente alle organizzazioni di rivedere le strategie di acquisto e di gestione del flusso documentale. Con il Pay Per Page le aziende acquistano un servizio grazie al quale il contratto costo pagina – per cui l’azienda cliente paga un importo unitario predeterminato per le pagine prodotte (stampe, copia, fax) – include:
- consulenza (fase di assessment e di analisi delle necessità presenti e future dell’azienda);
- sostituzione del parco dei dispositivi di stampa con modelli di ultima generazione (quelli precedentemente installati sono rilevati dal fornitore a valore di cespite);
- ricambi e consumabili;
- servizi di assistenza tecnica e manutenzione.
Il costo della pagina stampata è unico a livello aziendale (con l’unica differenza tra monocromatico e colore) a prescindere dalla tipologia della periferica. Il progetto inizia con una fase di analisi in cui gli specialisti della divisione Ricoh Document Consulting, identificano il TCO (Total Cost of Ownership) della gestione documentale avvalendosi di una precisa metodologia di auditing e lavorando in stretta collaborazione con i project leader dell’azienda cliente. Questa attività preventiva consente di migliorare l’efficienza organizzativa e la soddisfazione degli utenti. Dopo l’analisi viene realizzato un business case per l’innovazione e il cambiamento, comparando la situazione ‘as is’ (di partenza) con quella ‘to be’ (progettuale). I risultati di questa fase di analisi e di progettazione possono essere visti da tre prospettive distinte ma complementari: economica, sociale e ambientale.
1. Prospettiva economica
OBIETTIVO
Ridurre il TCO della gestione documentale. Secondo le principali società di analisi, tali costi possono arrivare al 3% del fatturato aziendale. Molte aziende non hanno un’idea precisa di quanto possa essere il costo totale relativo all’output dei documenti in ufficio e, di conseguenza, non attuano una strategia di controllo e ottimizzazione di questa voce di spesa.
LA SOLUZIONE
Il Pay Per Page consente di monitorare i costi e di ridurli fino al 30% (su base storica) rispetto alla situazione di partenza. L’ottimizzazione dei costi, sia diretti che indiretti, è data dalla somma di diversi fattori:
- generazione di flusso di cassa, dal momento che il parco dei dispositivi di riproduzione e stampa precedentemente installato è acquistato da Ricoh a valore di cespite;
- ottimizzazione dei dispositivi installati (numero e caratteristiche);
- riduzione del consumo di energia elettrica;
- eliminazione degli sprechi dei consumabili;
- le spese possono essere monitorate per centro di costo, il che consente di comprendere se vi sono costi che possono essere ulteriormente ridotti;
- l’utilizzo del colore può essere gestito mediante software di controllo.
Migliorare i servizi alle persone, mettendo a loro disposizione dispositivi di ultima generazione che, integrando funzionalità di gestione documentale, si pongono come sistemi intelligenti in grado di snellire i processi e di migliorare la condivisione e la distribuzione di documenti e informazioni.
2. Prospettiva sociale (organizzativa)
OBIETTIVO
Migliorare i servizi alle persone, mettendo a loro disposizione dispositivi di ultima generazione che, integrando funzionalità di gestione documentale, si pongono come sistemi intelligenti in grado di snellire i processi e di migliorare la condivisione e la distribuzione di documenti e informazioni.
LA SOLUZIONE
Il Pay Per Page include soluzioni e servizi che consentono di rispondere non solo alle esigenze dell’azienda ma anche delle singole persone, grazie ad una maggiore efficienza del parco tecnologico e alla presenza di funzionalità di document management avanzate. Nelle imprese vengono installati dispositivi di ultima generazione che:
garantiscono velocità;
sono connessi in rete;
integrano funzionalità – quali per esempio quelle di scan-to-e-mail o di scan-to-folder – che permettendo di snellire e ottimizzare i processi di distribuzione e condivisione dei documenti;
possono essere interfacciati direttamente con applicativi aziendali;
rendono disponibili funzionalità che consentono la stampa e la copia sicura;
integrano opzioni avanzate di finishing;
possono essere monitorati e gestiti anche da remoto grazie a software web-based.
OBIETTIVO
Snellire i processi di acquisto e di gestione del parco macchine.
LA SOLUZIONE
Con il Pay Per Page tutti gli oneri amministrativi e gestionali sono a carico del fornitore, che è unico. Il livello di servizio è garantito grazie alla possibilità per l’azienda di monitorare gli SLA (Service Level Agreement) stabiliti con il fornitore.
3. Prospettiva ambientale
OBIETTIVO
Migliorare l’impatto ambientale, diretto e indiretto, dei processi documentali, grazie a un minor consumo di energia e di carta. Quest’ultima gioca un ruolo fondamentale nell’ambito dell’ecosostenibilità: diminuirne il consumo significa diminuire l’impiego delle materie prime e delle risorse nella filiera produttiva.
LA SOLUZIONE
Il Pay Per Page è Green, dal momento che consente di migliorare l’impatto ambientale grazie al minor consumo di energia elettrica e al minor consumo di carta. Nella fase iniziale di analisi viene effettuata una ‘Green Survey’ volta a raccogliere i dati relativi a questi aspetti e a presentare un progetto che porti a risultati chiaramente misurabili e quantificabili. In particolare, il minore impatto ambientale dipende da due fattori:
- minor consumo di energia elettrica che deriva da: minor numero dei dispositivi installati, tempo e consumo in modalità ‘sleep’, ‘ready’ e in produzione, efficienza dei modelli proposti rispetto a quelli iniziali.
- minor consumo di carta, dal momento che i dispositivi garantiscono la modalità di stampa fronte-retro (duplex) impostabile come default, a garanzia di un utilizzo più razionale della carta.
Eliminare totalmente il cartaceo è impossibile: l’obiettivo deve essere quello di stampare il documento solo nella fase di consultazione, gestendolo in maniera digitale in tutte le altre fasi del suo ciclo di vita.
Questo si può fare utilizzando applicativi di workflow management che eliminano lo scambio di documenti cartacei tra i vari uffici. Adottando una soluzione di archiviazione digitale si elimina la necessità di stampare per conservare i documenti. Come detto, sia gli applicativi di workflow che quelli di archiviazione digitale possono essere interfacciati direttamente ai dispositivi multifunzione.
Pensa Green. Adotta le regole verdi!
